さて、いよいよ今回から、具体的な紙の削減方法について紹介していく。
ただ、紹介に先だって、
各企業が現在どのような取り組みをされているかをみてみよう。
中小企業向けのアンケートでは、次のような結果が出ている。
（インターネットFAX総合研究会調べ）

1位「コピーや印刷の際に裏紙を使うようにする」73.3％
2位「社内向け資料は両面印刷や１枚に複数ページの印刷を行う」31.7％
3位「資料はなるべく紙ではなくデジタルデータで保管する」25.9％。

どの企業でも、何らかの方法で紙を減らそうという取り組みはしているようである。
だが、ペーパーレスになると思っていた方法でも、実は意外なところに落とし穴があるもの。
充分に気をつけながらペーパーレスを図っていきたい。

これから紹介する５つの方法は、どれも最近注目を集めている方法である。
自社における実態と照らし合わせながらチェックしてみてはいかがだろうか。

1. インターネットFAX　
インターネットFAXは、複合機やFAX機を使わずに、
インターネットに接続されたパソコンや携帯電話で
FAXを送受信できるペーパーレスのFAXサービスである。

インターネットFAXの場合、インターネット上のサーバでFAXを送受信する。
FAXを受信した場合には、FAX機で紙に印刷する代わりに、
サーバで電子ファイルに変換して蓄積し、パソコンや携帯電話などから確認可能。
また、FAX送信はパソコンからアップロードすると、サーバでFAX向けのデータに切り替えられ、
相手のFAXへ送信し、紙に印刷されて出てくる。

このインターネットFAXを利用すると、
受信したFAXを画面上で確認し、必要な分だけプリントアウト、
FAXを送信する場合はパソコンからそのまま
データを送ればいいので、紙をムダに使うのを抑えられる。
また、インターネットFAXは送受信をパソコン上でできるので、
紙だけではなく、トナーの消費も抑えられる。
さらに、紙のFAXの場合は、必要なものは仕分けて保管する必要があったが、
データ化により不要になるので、この一連の作業コストの削減にもなる。

このようにインターネットFAXはペーパーレス化によるコスト削減はもちろん、
データ化による業務効率化にも役立つため、
昨今特に注目を集めているサービスである。


2. 消せるトナー
「紙を何度も使えたらいいな」とは、誰もが望むこと。
それを実現したのが、消せるトナーである。
これは2003年ごろに開発された商品で、数々の環境関係の賞を受賞している。
消せるトナーでプリントした用紙を、専用の消去装置を使って
加熱すると、3時間後に白紙に戻るというシステム。

裏紙は裏表印刷すれば終わりだが、
このトナーなら何度も繰り返し印刷できるので、
ゴミを生み出さず、使用する紙の量を減らせるわけだ。
ただし、消去に時間がかかることと、文字がうっすら残るなどの課題があり、
まだまだ浸透していないようだが、今後注目されるであろう新技術である。

3. フリーアドレス制　
フリーアドレス制は、オフィスで社員一人一人に決まった席を設けず、
空いている席に座って仕事をするオフィスの形態。
自分の荷物はロッカーに入れておき、ノートパソコンなどを持って、
大きなテーブルの一角に座って仕事を始めることができる。
大手企業のほか、IT系のベンチャー企業を中心に導入する例が増えている。

紙を減らす提案で仕事のスタイルは関係ないだろうと、思う人もいるかもしれないが、
実は、仕事のスタイルとペーパーレスは密接に関係している。
決まった席を持てば、誰でも、関係書類や書籍、文房具、
癒し系のグッズなどで机の上から引き出しまで、埋め尽くす。
なるべく席を移動しないで済むよう、
必要な道具は手元にすべて揃えておくであろう。

それがフリーアドレス制になれば、
自ずと必要最小限の道具だけを持って移動するようになる。
紙の束を抱えてあちこち移動するのは不便であり、
皆で机を囲んでいるのに、自分だけ書類を大きく広げて仕事をするわけにもいかない。
そのため、自然とペーパーレスになっていく。

もちろん、そのためには社内にインフラを整える必要がある。
それにもコストがかかるが、長期的に見るとペーパーレスを優先するほうが
コスト削減に結びつくと言える。
今後、導入する企業はますます増えていくと予測される。

4. 一人一台タブレットＰＣ
一人一台パソコンを持つのは、
どの企業でも一般的になってきている。
さらに進んでいる企業では、一人一台ノートパソコンを持ち、
社内でも営業先でも出張先でも、
すぐにパソコンを広げられる環境を整えている。

それをさらに進化させたのが、一人一台タブレットＰＣである。
企業の一部で試験的に導入されている。
タブレットＰＣとはタッチパネル式の携帯可能なパソコンのこと。
2010年に日本でもiPadが発売され、大評判になったのは記憶に新しい。
タブレットＰＣは個人で電子書籍やゲームなどを楽しむためのもの、というイメージがあるが、
今後ビジネスで重宝されるアイテムになっていくと考えられる。
たとえば、商談で顧客にプレゼンテーションをするとき、
タブレットＰＣに入れておいたパワーポイントの資料などを
見せながら説明する、
という場面が考えられる。
紙の資料をめくりながら説明するより、集中して話を聞くかもしれない。
顧客が資料を欲しがれば、その場でメールで送ればいいのである。

5. ペーパーレス会議
オフィスでもっとも紙を使う場面は、やはり会議だろう。
資料を見ながら議論をし、変更が出たら、
次の会議のときには訂正した資料を用意するなど、
年間で換算すると相当な量の紙を消費している。

ペーパーレス化を進めるには、
会議でいかに紙を使わないかを考えるのはとても優先順位の高い課題である。
そこで最近、ペーパーレス化を真剣に考えている企業で注目されているのが、ペーパーレス会議だ。
銀行や東京証券取引所などの大企業や、
IT関係のベンチャー企業などで導入する事例が目立っている。
会議室の机に一人一台分のパソコンを並べ、共通の資料を画面で見ながら議論を進める。
電子ペンなどで画面に上書きするタブレットを使えば、手書きのデータも保存できるので、
もはやメモすらもペーパーレスだ。

これなら、会議前に人数分の資料を紙で用意する必要はなくなり、
会議の直前に変更が出てもデータを直せばいいので、
すべて刷り直すなどのロスも防げる。
会議後は、そのデータを自分のデスクのパソコンに転送。
身軽に会議に出席でき、資料の管理も格段と楽になる。

このペーパーレス会議は、大学でも導入するところが増えている。
それだけ効果が期待できるシステムと言えよう。
プロジェクターで資料を投影しながら説明すると、ともすれば一方的なやりとりになりがちだが、
ペーパーレス会議なら全員参加型に切り替えられる。
議論が白熱し、充実した会議になるというメリットもあるかもしれない。

以上の5つが最近注目を集めているペーパーレスの具体的な方法である。
あなたの会社でも取り組めそうなものが見つかっただろうか？
この5つの方法の中でも、特に取り組みやすく、また効果が出やすいのが、
1.インターネットFAXである。
初期コストを抑えながらサービスを開始できる手軽さがあり、
またFAX自体が多くの企業でほぼ毎日使用する機器であることから、
ペーパーレスの効果を実感しやすい。
加えてランニングコストでも通常のFAXに比べて優位性が出やすい為に、
1ヶ月試しただけでもコスト面の効果も実感出来よう。

次回は、このインターネットFAXと
FAXのペーパーレス化について深く探っていく事にしよう。


執筆者：片桐明
インターネットFAX総合研究会特別研究員
株式会社コストダウン　代表取締役社長